Assistant(e) de direction (H/F)

Votre environnement professionnel :

Vous rejoignez l’activité Travaux Industriels Marne basée à Récy (51), composée d'une dizaine de collaborateurs passionnés, intervenant sur des opérations de travaux industriels.

Rattaché(e) au Responsable d’activité, vous contribuez au bon fonctionnement de l’agence en assurant le suivi administratif des chantiers, la gestion des appels d’offres, la facturation et le suivi des différents dossiers.

Dans le cadre de vos fonctions, des missions transverses pourront également vous être confiées, tant au niveau de l'agence que sur des sujets relevant du périmètre du Groupe.

Une organisation du temps de travail à 80 % peut être envisagée.

Vos principales missions :

Administration et accueil :

• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de l’agence

• Vous réceptionnez, traitez et classez le courrier

• Vous gérez le classement, l’archivage et le suivi des dossiers administratifs

Gestion administrative des chantiers :

• Vous assurez le suivi administratif des dossiers de chantier

• Vous rédigez et transmettez les DICT

• Vous assurez le suivi des ordres de service, avenants et procès-verbaux de réception

• Vous assurez la gestion administrative des sous-traitants (DC4, cautions, aspect documentaire)

Appels d’offres et études de prix :

• Vous participez à la préparation des dossiers de réponse aux appels d'offres

• Vous suivez les réponses aux appels d’offres

• Vous participez à l'établissement des attestations de travaux et documents administratifs associés

Gestion du personnel et intérim :

• Vous assurez l'accueil administratif des nouveaux salariés

• Vous assurez le suivi administratif des intérimaires et la saisie des pointages

• Vous organisez et suivez les visites médicales et les échéances réglementaires

Facturation et suivi clients :

• Vous établissez et suivez les factures clients

• Vous réalisez les relances clients en lien avec les équipes concernées

• Vous vérifiez les factures fournisseurs